Пошта – це один з основних інструментів роботи в будь-якій компанії. У день обробляється (видаляється, зазначається, читається, відповідає) до 200 повідомлень і згодом починаєш помічати загальні помилки, які допускаються під час листування. Щоб не робити їх, потрібно дотримуватися кількох правил. Давайте розглянемо їх.
Правило №1. Правильно складайте тему листа
Часто упорядник листа припускає грубі помилки, які іноді просто “короблять”:
- відсутність теми листа взагалі
- використання поля теми для написання всього повідомлення (буває і таке)
- не унікальна тема (наприклад, деякі клієнти всі листи пишуть із темою “Запит”)
Тема листа – як назва книги або заголовок статті в журналі – вона повинна якщо не привернути увагу адресата, то хоча б коротко розповісти про зміст . Немає теми у листі – спробуй зрозумій – що в ньому, а найголовніше його складно потім шукати.
Якщо тема листа складена не коректно або не зрозуміло, то й уваги до листа буде менше або воно буде видалено як не бажане, особливо якщо ви вперше відправляєте його адресату.
Чи не унікальна тема листа теж “не є гуд”, т.к. вона по-перше мало що говорить, а по-друге ускладнює пошук надалі.
Правило №2. Застосовуйте універсальні привітання
Привітання типу “Добрий день” виглядає не дуже на тлі того, що лист надійшов увечері або вночі. Звичайно, ми до такого вже звикли і не сприймаємо його буквально, швидше за все, сприймаємо в контексті “добу”, але мені все-таки більше подобаються універсальні привітання.
Універсальне привітання – це привітання, яке підходить до будь-якої доби і завжди буде сприйнято адекватно. Їх лише два:
- Доброго дня, …
- Вітаю, …
Правило №3. Підписуйте свої листи
Досить часто ми отримуємо листи, в яких підпис у якомусь вигляді відсутній як клас і зовсім не зрозуміло ні як людину звуть, ні яку компанію вона представляє, а це не добре для ділових листів.
Тому рекомендую приділити 5 хвилин створення “автопідпису” для своїх повідомлень. Цю функцію підтримує більшість поштових клієнтів – вона дозволяє підставляти ваші контакти у всі створювані повідомлення автоматично.
Правило №4. Цитуйте листування
Відповідаючи на листи, майте на увазі – ваш адресат отримує безліч повідомлень і від інших людей, цілком припустимо, що він може втратити “нитку розмови” з вами.
А, щоб допомогти йому “згадати” про що мова у вашому листуванні використовуйте цитування, тобто. у ваш лист у відповідь буде скопійовано текст попередніх листів у порядку їх написання – свого роду бесіда. Мені ця фішка дуже допомагає, особливо коли тимчасовий розрив між листами складає кілька місяців.