Почта – это один из основных инструментов работы в любой компании. В день обрабатывается (удаляется, отмечается, читается, отвечается) до 200 сообщений и со временем начинаешь подмечать общие ошибки, допускаемые во время переписки. Чтобы не делать их нужно следовать нескольким правилам. Давайте рассмотрим их.
Правило №1. Правильно составляйте тему письма
Часто составитель письма допускает грубые ошибки, которые, иногда просто “коробят”:
- отсутствие темы письма вообще
- использование поля темы для написания всего сообщения (бывает и такое)
- не уникальная тема (например, некоторые клиенты все письма пишут с темой “Запрос”)
Тема письма – как название книги или заголовок статьи в журнале – она должна если не привлечь внимание адресата, то хотя бы кратко рассказать о содержании. Нет темы в письме – попробуй пойми – что в нем, а самое главное его сложно потом искать.
Если тема письма составлена не корректно или не понятно, то и внимания к письму будет меньше или оно будет удалено как не желательное, особенно если вы впервые отправляете его данному адресату.
Не уникальная тема письма тоже “не есть гуд”, т.к. она во-первых мало о чем говорит, а во-вторых усложняет поиск в дальнейшем.
Правило №2. Применяйте универсальные приветствия
Приветствие типа “Добрый день” смотрится не очень на фоне того, что письмо пришло вечером или ночью. Конечно, мы к такому уже привыкли и не воспринимаем его буквально, скорее всего воспринимаем в контексте “сутки”, но мне все-таки больше нравятся универсальные приветствия.
Универсальное приветствие – это приветствие, которое подходит к любому времени суток и всегда будет воспринято адекватно. Их всего два:
- Здравствуйте, …
- Приветствую, …
Правило №3. Подписывайте свои письма
Довольно часто мы получаем письма, в которых подпись в каком-либо виде отсутствует как класс и совершенно не понятно ни как человека зовут, ни какую компанию он представляет, а это не хорошо для деловых писем.
Поэтому рекомендую уделить 5 минут на создание “автоподписи” для своих сообщений. Эту функцию поддерживает большинство почтовых клиентов – она позволяет подставлять ваши контакты во все создаваемые сообщения автоматически.
Правило №4. Цитируйте переписку
Отвечая на письма имейте ввиду – ваш адресат получает множество сообщений и от других людей, вполне допустимо, что он может потерять “нить разговора” с вами.
Для того, чтобы помочь ему “вспомнить” о чем речь в вашей переписке используйте цитирование, т.е. в ваше ответное письмо будет скопирован текст предыдущих писем в порядке их написания – своего рода беседа. Мне эта фишка очень помогает, особенно когда временной разрыв между письмами составляет несколько месяцев.
Правило №5. Разделяйте переписку на темы.
Еще одна ошибка – разветвлять “беседу”, включать в неё вопросы, не относящиеся к текущему обсуждению. Примите на вооружение правило – разные вопросы должны “обсуждаться” в разных письмах с соответствующей темой. Это и логично и удобно в работе.
Согласитесь, все довольно просто и не замысловато. Используйте в работе.
